Рекомендації з обліку експонатів у шкільному музеї
Оригінальними експонатами вважаються особисті речі учасників подій, справжні листи, газети, книжки, документи, фотографії, автобіографії відомих людей, записи розповідей про історичні події з особистим підписом автора, знаряддя праці, етнографічний матеріал, археологічні та геологічні знахідки, зразки виробів сучасних промислових товарів, зразки ґрунтів, польові щоденники юних краєзнавців та інше. Колекція матеріалів повинна відповідати профілю музею.
Предмети - оригінали входять до складу музейного фонду України, їх треба брати на облік і зберігати як громадське, загальнонародне надбання незалежно від того, в якому музеї вони знаходяться - в шкільному чи в державному.
Документом обліку та охорони експонатів є інвентарна книга обліку (або книга надходжень) експонатів шкільного музею. Книга повинна бути прошнурована, пронумерована та скріплена печаткою закладу освіти. З неї забороняється виривати листи та виправляти записи. Зберігається інвентарна книга у директора школи у сейфі. Книга повинна мати такі графи:
1. Номер.
2. Дата запису.
3. Час, джерело та спосіб надходження, супроводжуючі документи; № акту.
4. Назва і короткий опис речі (автор, назва, дата, місце походження, написи, підписи та інше) або "Відомості про предмет".
5. Кількість предметів.
6. Матеріал (бронза залізо, папір та ін.).
7. Розмір та вага.
8. Стан речі.
Інвентарний номер (інвентарний номер присвоюється кожному предмету або документу, що належить до основного фонду і позначається також на предметі в непомітному місті).
Всі справжні пам'ятки матеріальної та духовної культури, пам'ятки природи складають основний фонд шкільного музею. Копії оригіналів та їх наукова реконструкція (фото, ксерокопії письмових та друкованих матеріалів, макети, моделі, карти, таблиці діаграми, схеми та інші) складають допоміжний фонд.
Облік експонатів у шкільних музеях має дві мети:
- забезпечення збереження експонатів;
- подання основних відомостей про цінні експонати, які мають наукове та пізнавальне значення.
Експонат чи колекцію при надходженні до музею реєструють в інвентарній фондовій книзі, а також на них складають акт прийому-передачі за зразком, якщо їх одержано від громадян або організацій.
Один примірник акту підшивають в окремій папці та зберігають у директора або в архіві музею закладу освіти. Другий примірник видають особові, яка задала до музею цей експонат.
Після затвердження акту прийому - передачі директором школи, предмети, що зафіксовані у ньому записують до інвентарної книги. Інвентарний номер що отримав предмет після реєстрації в інвентарній книзі, записують в графу "облікових позначень" акту.
Після запису предмета в інвентарну книгу на ньому ставлять номер, що відповідає запису в книзі, який і буде інвентарним номером даного предмету Експонати, що входять до складу одного комплексу, фіксуються в інвентарній книзі під одним номером. Під час їхнього описування, кожному окремо взятому предмету даного комплексу присвоюють дрібні номери (наприклад, комплекс матеріалів Героя Радянського Союзу 1.1. Іванова записують під порядковим номером 25, окремі предмети комплексу -158 фотографія, гімнастерка, кисет, планшет отримують відповідно номери 25/1, 25/2, 25/3, 24/4.
У разі вилучення предмету з музею у графі "примітка" вказують причину зняття експоната з обліку. Номер, на який був записаний експонат, залишають вільним і його не проставляють на іншому експонаті.
Записи в інвентарній книзі роблять чорним чорнилом або тушшю. Вони повинні бути повним і точним. Виправлень у зроблених запасах не допускається. Тільки у крайньому випадку це можна зробити червоними чорнилами.
У графі "Спосіб надходження" - хто подарував (передав) експонат обов'язково вказують прізвище, ім'я та по батькові, його адресу. Якщо предмет знайдено під час експедиції вказати якої саме, ким і коли знайдено. У графі "Відомості про експонат" - необхідно вказати приблизний час виготовлення експоната, його історію - "легенду", призначення і спосіб використання від виготовлення до надходження у фонд музею, також вказати місцевість, умови і коли знайденою. Втрата таких відомостей при збиранні експонатів іноді рівнозначна втраті його самого, тому на це слід звернути серйозну увагу.
У графі " примітках - записи додаткові відомості про експонат.
Облікові номери проставляють на тильній нижній стороні кожного предмета тушшю або краскою, не допускаючи при цьому його пошкодження. Якщо експонат мініатюрний і не можна написати номер на ньому, то до цієї речі треба прив'язати ниткою бирочку з картону, на якій написатиінвентарний номер та інші показники. На археологічних знахідках вказують номер, місце знахідки і рік. На картинах, фотографіях проставляють номер на звороті сторони в лівому нижньому кутку олівцем. На зворотній стороні одягу чи інших речей пришивають нашивку - етикетку, на якій пишуть номер, назву та інші дані.
Монети, значки шифрують на їх монтуванні та на бирочках з тонкого цупкого картону, а також на конвертах, у яких вони зберігаються.
В інвентарну книгу записують усі експонати основного фонду, які надходять до музею. В окремих випадках при наявності значної кількості "більше декількох тисяч" оригінальних експонатів можна завести окрему книгу для науково-допоміжного (обмінного фонду). У ній записи роблять за таким же принципом, як і в книзі основного фонду. Видати експонати в експозицію дозволяються тільки після їх запису в інвентарну книгу.
Крім правильного обліку, важливо забезпечити надійне зберігання експонатів.
Зберігання експонатів
Експонати музею зберігають в експозиційному залі, або в окремому фондосховищі, де також зберігають облікову документацію. Приміщення, в якому зберігаються експонати, повинно бути сухим і світлим, однак не надто сонячним, провітрюватись, відповідати протипожежним вимогам. Щоб не допускати нагрівання і псування експонатів (картин, живопису, меблів), їх розміщують у фондосховищу (або в експозиції) не ближче 1,5 метрів від опалювальних приладів.
Коротко зупинимось на окремих питаннях охорони та зберігання цінних експонатів в експозиції.
Вітрини стелажів слід засклити та закривати на замок, щоб запобігти втратам експонатів.
При експонуванні цінних творів графіки, живопису та фотографій недопустимо їх прибивати цвяхами. З фотографії слід зробити фотокопію, яку експонують у спеціально виготовленій паспарту. Паспарту можна зробити з товстого картону. Розмір картону повинен бути трохи більший розміру фото. На цей планшет наклеюють ватманський лист паперу з вирізним отвором для фотографії. Між планшетом і листом паперу розміщують фото. Паспорту можуть бути горизонтальними та вертикальними. Необхідно звернути увагу, щоб на експонати не потрапляли прямі сонячні промені. Особливої шкоди вони можуть завдали фотографіям, старим книгам, виробам з тканин. Вікна бажано закрити щільними шторами або використати їх якості фото вітражів. У шкільних музеях забороняється зберігати експонати вогнепальної зброї. Предмети з дорогоцінних металів (золота, платини, срібла) також не дозволяється зберігати у шкільному музеї, тому що не в кожній школі для їх зберігання є відповідні умови і сигналізація, які б забезпечували їх надійне зберігання. Виняток становлять дрібні срібні предмети і монети.
Належну увагу приділяють орденам і медалям. Прийоми у музей таких експонатів при житті нагородженого забороняється. Якщо є такі нагороди в музеях, їх слід повернути по відповідній документації власникам. У випадку, коли власника нагороди, немає в живих, їх передають його родині на зберігання, або у місцевий державний краєзнавчий музей (історичний музей). У шкільному музеї дозволяється зберігати тільки бронзові нагороди.
Важливе значення для охорони і збереження фондів музею має інвентаризація. Для її проведення створюють комісії, в складі 3-х осіб, призначених директором школи.
Передачу експонатів від однієї особи, відповідальної за музей іншій проводять у присутності комісії. Результат інвентаризації фіксують відповідною актовою документацією. У випадку пошкодження експонатів складають акт, у якому вказують обставини та ступінь пошкодження.
У випадках закриття музею при закладі освіти, всі оригінальні експонати та матеріали передають у місцеві музеї на громадських засадах або державний.
Музеї при закладах освіти підпорядковані органами освіти. Рада шкільного музею несе відповідальність за збереження музейних цінностей перед органами освіти.
Рекомендації щодо шифрування документальних пам'яток
Шифрування пам'яток історії та культури, що надходять до фондів музеїв при закладах освіти проводиться з метою забезпечення їх систематизації в межах фонду.
Частіше шифри складаються з умовного позначення музею та порядкового (інвентарного) номера пам'ятки в інвентарній книзі.
Наприклад, шифр ЗОШ ІК-234 означає, що пам'ятка належить шкільному музею м. ЗОШ № і записаний до інвентарної книги під номером 234.
Коли до фонду музею потрапляє колекція, що зібрана експедицією, то порядковий номер в інвентарній книзі отримує тільки польовий опис на цю колекцію, а пам'ятки, що входять до складу колекції отримують дрібні номери: у чисельнику - номер"' польового опису за інвентарною книгою, а у знаменнику - номер пам'ятки за польовим описом.
Наприклад:
це шифр музейного предмета, який зберігається в музеї ЗОНІ. Музейний предмет надійшов у складі колекції, яка в інвентарній книзі музею зареєстрований під номером 234, а у польовому описі цієї колекції музейний предмет зареєстрований під номером 25.
У тих випадках, коли в основному фонді шкільного музею налічується кілька сотень оригінальних пам'яток історії та культури, формується колекція пам'яток, що дозволяє покращити їх облік, систематизацію та зберігання. Формувати колекцію необхідно за предметними ознаками, тобто - книжки, листи, альбоми, гравюри, фотокартки та т.п.
У випадку формування таких колекцій на них складають колекційні описи, а в шифрах вводяться позначення, що вказують на збереження пам'яток у складі певної колекції. В такому випадку шифр може мати такий вигляд: К-234/25Ф-38.
Це означає, що музейний предмет зберігається в музеї СШ, надійшов у складі колекції, що записана в інвентарну книгу музею під номером 234, у складі цієї колекції має номер 25, зберігається в розділі фотокарток, де записаний під номером 38.
Колекційний опис у музеї при закладі освіти може мати умовну позначку відповідно до прийнятої класифікації.
Буквені індекси для позначення колекцій музей обирає самостійно
А - альбоми;
Г - гравюри, малюнки;
К - книжки, журнали;
Л - листівки, листи, плакати;
М - мемуари, спогади;
Н – негативи;
Ф - фотокартки;
Р - речі;
О - одяг;
С - скульптура та інш.
Перелік документів музею при закладах освіти
1. Накази про створення музею.
2. Акт обстеження музею.
3. Уніфікований паспорт музею.
4. Статут музею.
5. Акти прийому-передачі експонатів.
6. Книга обліку експонатів (Інвентарна книга).
7. Тематико-експозиційний план.
8. Книга обліку масової роботи і екскурсій
9. План роботи ради музею на рік та перспективний план розвитку.
Література
1. Положення про музеї при закладі освіти системи Міністерства освіти України (наказ МОУ №151 від 20.05.97р.).
2. Положення про відомчу реєстрацію та перереєстрацію музеїв при закладах освіти системи Міністерства освіти України (наказ МОУ №152 від 20.05.97 р.)
3. Положення про "Зразковий музей" при закладі освіти системи Міністерства освіти України (наказ МОУ №153 від 20.05.97р.)
4. Положення про музеї при дошкільних, загальноосвітніх, позашкільних та професійно-технічних навчальних закладах, які перебувають сфері управління Міністерства освіти і науки України ( наказ МОН № 1195 від 22.10.2014 р.).
Методичні рекомендації підготували
Директор ЦПРДТ Тидір Т.В. та методист ЦПРДТ Чорней Л.В.
| 